一、按国家教委六号令规定，学院实行文件材料形成部门立卷归档制度。各部门必须分工明确，协同配合。各立卷部门有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定一名兼职档案员具体承办本部门文件材料的收集、整理、立卷归档工作。
二、学院分管某个方面工作的院领导，各部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好工作。
三、各立卷部门根据本部门工作职责和当年工作任务，参照归档范围编制文件材料预立卷类目。并根据工作实际对预立卷类目进行调整。
四、综合档案室负责对立卷部门的预立卷工作进行业务指导和检查。各部门兼职档案员，做好平时归档工作，按行政公文处理规定做好收发文登记，对办理完毕的文件材料及时进行收集、整理，并按预立卷类目分类存放。
1、传阅文件应严格进行登记，及时催收，重要的可复印送领导备查，原件及时归档。
2、各部门、系（院）的领导和工作人员收到上级直接寄来的文件材料，必须交部门兼职档案员登记后才能传阅，文件阅完后应及时退还兼职档案人员保存。
3、各部门、系（院）承办的各项工作，各项活动，由项目负责人将完毕后的所有材料交本部门兼职档案员存档。
4、各级领导在校内重要讲话和参加校外会议的发言稿，带回需要传达贯彻的文件材料必须交本部门（学院领导交院办秘书科）兼职档案人员登记存档。
五、各部门把应归档的各类文件材料，由兼职档案员按《重庆工贸职业技术学院档案立卷工作的内容和方法》的要求，整理组卷后在次年的五月底以前向综合档案室移交。综合档案室负责业务指导及档案的检查、验收工作。
