根据国家有关法规和《重庆市科技项目档案验收暂行办法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，《高等学校仪器设备档案工作规范》的有关规定，特制定本制度。
一、科技项目主管部门或承担单位实施的科技项目，在项目完成后，必须形成完整、准确、系统的档案，并经档案管理部门验收。各类科技项目鉴定验收时，应有档案管理部门派人参加。档案不符合规定的，不予鉴定验收。
二、学院档案部门应是工程验收小组成员，会同学院基建部门负责基础文件材料的验收工作。基建项目在验收前，档案部门对准备归档得基建文件材料进性预验收，出具证明，否则不能组织工程验收。
三、重大设备（价值5万元以上的）开箱验收必须有学院档案部门参加，以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财会部门暂缓结算，待设备定购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。
四、“四参加”活动：
1、重要的计划工作会议，学院报市级及其以上单位立项的课题、工程项目计划会议应有综合档案室人员参加；
2、重要的课题评审鉴定会，国家级重大研究项目、有市级重要研究项目以及国际合作项目，应通知综合档案室人员参加。一般性研究项目评审鉴定会应有科研处和课题组所在部门的兼职档案人员参加。
3、报市教委立项的工程竣工验收会必须有综合档案室人员参加。一般工程竣工验收会应有基建后勤处、后勤集团的兼职档案人员参加。
4、重要设备验收（5万元以上或高、精、尖的设备）必须有综合档案室人员参加。2至5万元以内的设备验收应有资产管理处的兼职档案人员参加。
五、档案人员参加的各项活动应有通知、记录、签字的材料存档。
