第一章 总则
第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》的规定，为进一步加强我院档案工作，充分发挥档案在教学、科研、党政管理工作中的作用，更好地为发展教育事业服务，特制定本办法。
第二条 我院档案，是指从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的记录。
第三条 我院档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第四条 学院档案工作是办好学院的重要基础工作之一。是提高工作效率和工作质量的必要条件，是维护学院历史真实面貌的一项重要工作，各级领导与广大教职工必须予以重视和支持。
第二章 档案工作体制
第五条 我院档案工作上级档案管理部门的指导、监督与检查。
第六条 我院档案工作在院办的领导下进行学院档案工作，由副院长分管，办公室主任主管。
第七条 综合档案室是学院档案工作的职能管理部门，是永久保存和提供利用本院档案的场所。即负责统筹、协调、组织、指导、管理全院的档案工作。
第八条 我院各处、室等部门，必须有一名负责人分工主管该部门档案工作，并配备一名兼职人员，负责本部门档案管理工作，并纳入个人岗位职责。
第九条 档案工作人员要相对稳定，保证其业务素质的提高，综合档案室要负责对兼职档案员实行业务培训。
第三章 文件材料的归档、移交和接收工作
第十条 建立健全文件材料的归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完善、准确、系统的文字材料归档保存。
第十一条 严格实行部门立卷归档制度，逐步做到“四同步”：在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查总结、验收档案工作。
第十二条 学院对科研成果、产品规划与试制、基建工程、重要仪器设备等进行鉴定、验收时必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。
第十三条 学院重大活动的照片、录音带、录像带摄制后必须交档案部门挑选存档后在发票上签字，财务科才给予报销。
第十四条 学院财务、基建部门应从基建总投资中扣留5%，作为基建档案保证金，待基建档案材料归档验收合格后发还。
第十五条 各部门立卷人员在规定时间内，完成立卷工作，学院档案室派人检查验收，合格后，双方签字盖章办理移交手续，并各执一份备查。
移交院综合档案室的案卷必须符合以下要求：
1、应归档的文件材料必须齐全完整、准确反映本单位活动的真实内容和历史过程。
2、发文和有关材料签署完备、制作和书写材料利于长期保存。
3、分类科学、组卷合理（遵循文件自然形成规律、保持有机联系、卷内文件材料排列有序，按问题立卷，每卷在200页以内）。
4、文件材料装订整齐、美观、无钉子、落页现象。
5、按规定编排页号、件号、填写卷内文件目录和备考表。
6、拟写案卷标题。标题字数不超过50字，要求精炼、准确、书写工整、美观、格式正确。
7、编号：在规定位置，填写档号（目录号——分类号——案卷顺序号）。
8、各部门另交卷内目录一份，移交目录一式二份。
第十六条 归档时间：
1、学院党政部门、各门类、系综合管理文件，应在次年六月底以前归档。
2、实物（奖旗、奖状、证书等）随各门类档案的归档时间一齐归档。
3、各教学部门（各教务处、学生处、培训部、系上的教学类材料）应在次年11月底前归档。
4、科研、基建、仪器设备部门，应在项目完成、验收后两个月内归档。
5、声像部门（电教中心）、微机部门（信息中心、计财处）的实物存本部门，按规定编档号，将目录在次年的四月底以前移交综合档案室。
6、财会部门的档案应在当年的6月底以前做完，2年后移交院综合档案室。
7、出版物档案，应在次年四月底以前，将上年应归档的出版档案集中向综合档案室移交。
第十七条 学院各部门的文件材料必须按归档范围收集齐全。
第十八条 学院中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式（包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带、磁（光）盘）、幻灯片等）的文件材料，必须按规定向档案部门移交、集中管理，任何个人不得据为己有。
对个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理，对个人向本院档案室捐赠档案的，学院应予以奖励。
第十九条 凡在本院与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一套档案，协作单位应保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送主办单位保存。
第四章 档案管理
第二十条 学院档案实体分类按规范要求分十个一级类，若干个二级类目，其分类大纲见附页。
第二十一条 档案的编号：档号包括年度号、分类号（由一级、二级类目代号组成）案卷号三个部分。
档号模式如下：
1999—J X14—1—23
案卷号
二级类目代号（学籍管理）
级类目代号（教学类）分类号
年代
案卷号按二级类目流水，年度采用自然年度或教学年度。
第二十二条 档案的实体排架
1、从维护档案的整体性和方便查找考虑，永久、长期、短期可排在一起，永久、长期排在前，短期排在后。
2、将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。
3、我院档案按年代——级类目横向排放。
第二十三条 档案编目
1、按分类原则编制各种门类档案案卷目录，对实体编排档号，不得重复。
2、按目录的数量多少进行装订，原则上一个年度一本案卷目录。
3、为方便调卷档案，应编制全引目录、分类目录、专题目录（著录卡）作为检索工具。
第二十四条 综合档案室应对保管期限已满的档案进行鉴定。对丢失保存档案价值的档案，应征得有关部门同意并造册报经院领导批准后，予以销毁，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十五条 综合档案室确定专人负责下列统计工作：
1、对档案的收进和移出，案卷数量、档案的利用等情况进行统计。
2、按照有关规定，向上级档案管理部门报送档案工作基本情况统计表。
第二十六条 档案库房，温湿度要符合要求，做好“八防”工作：防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防盗，确保档案的安全与完整。
第二十七条 每季度对所存档案和资料的保管情况进行检查，做到帐物相符，对已破损和字迹退色的档案，应及时修复和复制，如有遗失、损坏档案的问题，应立即向学院领导报告及时处理。
第五章 档案的利用与信息开发
第二十八条 学院所保存的档案，主要供本院利用，其他单位或个人需利用时，应持单位介绍信，
经院办主任同意后，方可查阅，涉及重大问题和机密的，还要报请院领导批准。第二十九条 对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，须经分管院领导批准。
第三十条 凡利用室藏档案，均应按规定办理利用手续。
第三十一条 积极开展档案的信息开发，加强编研工作，为本院领导决策、学院教学、科研管理服务。
第三十二条 综合档案室应采取多种形式，积极开展档案宣传工作。
第六章 考核、奖励与处罚
第三十三条 学院建立检查考核和评估制度，明确岗位职责。对优秀专兼职档案人员给予奖励，并作为升级、职称评定时工作鉴定的主要依据之一。
第三十四条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚。
第七章 附则
第三十五条 本办法由学院办公室负责解释。
第三十六 条 本办法自2003年9月1日起实行。
