档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，是学校评估的重要内容之一，各级领导与广大教职工必须予以重视和支持。为重视档案工作，确保档案的完整和齐全，使档案工作经常化、制度化、能与学院其他各项工作协调发展，特制定本制度。
    一、“三纳入”：即纳入发展计划、纳入管理制度、纳入有关人员职责。
    1、将档案工作纳入学院整体发展规划、纳入学院和部门年度计划和总结；
    2、将档案工作列入单位各有关管理制度中：如党政群团工作制度、教学制度、科研制度、基本建设制度、仪器设备制度、出版制度、外事工作制度、财会制度、人事工作制度等；
    3、文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入有关工作程序, 纳入教学、科研和各项管理人员的职责范围, 并作为考核、晋升的依据和条件之一；
    二、“四同步” ：即在布置、检查、验收、总结工作时，同时布置、检查、验收、总结档案工作。
    1、下达课题、基建工程计划任务同时提出文件材料的归档要求;
    2、检查课题、基建工程计划进度同时检查文件材料形成情况;
    3、评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况;
    4、上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核,档案部门同时出具专题档案情况证明材料