一、综合档案室室藏档案属未开放档案范围，主要为本单位教学、科研、管理服务，院内外单位及个人查阅本室档案应严格审批手续。利用方式为查阅、借阅、咨询、复制、出具档案证明等等。
二、院内外各单位或个人凭介绍信或身份证（工作证）等合法证明（受委托查阅他人的学籍档案材料，应持有委托人的委托书），可以利用规定范围内的档案。利用其他单位形成的档案，应经主管领导或院办公室主任同意。如查涉密档案，需按保密规定办理。
三、利用档案须按规定办理手续。各类档案原则上限制在综合档案室内查阅。如确因工作需要必须借阅，需要填写《档案查借阅登记薄》。借阅时间不超过两周，因特殊情况需继续使用，应办理借阅手续。如不按期归还，取消借阅资格。档案查（借）阅归还时，由利用者和综合档案室工作人员共同清点检查，并进行归还登记，注销。并视利用情况填写《档案利用效果登记表》，反馈利用档案所取得的社会效益或经济效益情况，留室存查。
四、利用档案者应自觉遵守档案室规定，对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、随意摘抄、复制、转借和丢失等。违者将根据有关档案法规予以严肃处理。
五、利用者需复制档案应向档案室提出，在综合档案室内复制。
六、利用档案实行有偿服务和无偿服务相结合的原则。根据《中华人民共和国档案法实施办法》、重庆市档案局和学院有关利用档案收费规定，凡院内所属和部门利用本单位形成、移交的档案和本人捐赠的档案以及学院为工作查考利用档案，提供无偿服务，如需复制只收取复制工本费。凡院外人员需要查阅利用综合档案室档案的按规定收费。
七、外国组织和外国人利用综合档案室的有关档案，应当经上级主管机关和学院同意后方可查阅或利用。
八、凡向综合档案室移交、捐赠档案的单位和个人，可优先享有档案利用权，并可对其档案中不宜公开的部份按学院保密规定提出限制意见，综合档案室维护其合法利益。
九、凡职工调动、离退休应向综合档案室归还借阅的档案后，方能离开工作岗位。
