为使立卷归档工作规范、制度化，以确保归档材料完整、准确、系统，根据国家教委《高等学校档案工作规范》，结合学院实际，特制订本制度。
一、归档要求
1、归档的文件必须是办理完毕了的文件材料，未办理完毕和未结案的文件材料不得归档。
2、归档的文件材料必须齐全、完整、分类准确、组卷合理，案卷标题简明、确切，便于保管利用。
3、归档的文件材料，必须纸质优良、字迹清楚，严禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、蓝色复写纸起草、修改、复写文件。
二、归档范围
学院在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均应收集、立卷归档。
三、归档时间
1、党群、行政、教学、外事、出版、声像门类档案以及科研、基建、设备等门类档案管理性文件材料，按自然年度，在次年五月底以前归档。
2、科研、基建、仪器设备等项目材料在完成通过鉴定验收或投入使用后（引进设备为索赔期满后）两个月内归档。出版物在书刊报纸出版后两个月内归档；
4、财会档案由计划财务处负责保管三年，期满后当年的五月底移交综合档案室。
5、电子档案在文件形成公布后立即通过邮件方式归入综合档案室，特殊的可随纸档案集中归档。
四、归档办法
1、按国家教委六号令规定，学院实行文件材料形成部门立卷归档制度。各立卷部门有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定一名兼职档案员具体承办本部门文件材料的收集、整理、立卷归档工作。
2、各部门在规定时间内完成收集、整理、立卷工作，将整理完毕后的档案移交综合档案室。移交档案必须履行手续，填写档案材料移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量（照片需写明内容、时间、地点、人物的制作者），移交时间，交接双方签名。
3、捐赠档案的交接手续同第1条。
