一、档案接收范围
根据上级有 关档案法规和学院档案管理办法的有关规定，凡以下方面的档案资料均属接收范围。
1、在学院各项工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案。
2、与本院有关的撤销与合并单位的全部档案。
3、征集、代管学院个人在其非职务活动中形成的文件材料。
4、接受上级规定应接收的档案。
二、档案接收时间
1、党群、行政系统及凡能按年度归档的档案，应在次年五月底前归档。
2、教学口需按学年年度归档的档案（如学籍登记表等），应在次学年度寒假前归档。
3、科研课题档案，应在项目完成后两个月内归档；基建项目档案在竣工并办完有关手续后立即归档。设备档案在设备验收完毕投入使用后两个月内归档。出版物在书刊报纸出版后两个月内归档。
4、财会档案由计划财务处按有关规定自行管理期满后移交综合档案室。
5、电子档案在文件形成公布后应由有关部门立即通过邮件方式归入综合档案室存档，特殊情况可另行归档。
三、档案接收案卷质量要求
1、卷内文件材料完整、准确、系统、具有保存价值。
2、用纸书写规范。从2003年起，除党委系统文件外其他各类存档文件材料均用A4纸，要求书写工整，使用蓝黑墨水、碳素墨水或激光打印或喷墨打印。不得使用圆珠笔，铅笔书写文件、资料和签字；不准用针式打印和复印的材料存档。
3、分类、组卷合理、卷内文件排列方法统一、保管期限划定准确。
4、案卷标题拟写准确、简炼、通顺、字数控制在50字以内，并用毛笔或软笔书写，字迹工整，清晰（教学档案、财会档案由归档部门统一书写案卷封面，其它由档案室书写）。
5、填写案卷封皮、目录、备考表规范。
6、外观整洁、手续完备、装订符合要求。教学档案，财会档案按卷装订，其余档案按件装订。
